Nell’ambito della campagna di vaccinazioni massive anti Covid-19, l’ASST Spedali Civili è stata coinvolta nella gestione di un Hub vaccinale da 16.000 mq che, dal 12 aprile 2021 al 17 settembre 2021, ha erogato circa mezzo milione di dosi attraverso 75 linee vaccinali attive nei periodi di picco. Il monitoraggio dell’andamento dell’erogazione delle dosi sarebbe stato molto più difficile (o impossibile?) senza la dashboard che è stata implementata dai Sistemi Informativi con il fornitore Elco, sfruttando la tecnologia Qlik Sense.

Risorse impiegate ed attività
Per l’implementazione della dashboard sono state effettuate le seguenti attività:

1. Analisi delle sorgenti disponibili, della qualità e completezza dei dati presenti e delle possibili modalità di esportazione;
2. Configurazione di un’istanza Oracle nella server farm dell’ASST;
3. Realizzazione di uno strumento di RPA (Robotic Process Automation) in linguaggio Python, per l’esportazione dei dati e per la successiva importazione nel database Oracle appositamente creato;
4. Analisi e definizione dei KPI necessari con la Direzione Strategica e con le altre figure coinvolte (es. Responsabile Hub Vaccinale), successiva individuazione delle modalità grafiche ideali per rappresentarli;
5. Sviluppo della dashboard in Qlik Sense e relativa pubblicazione multi piattaforma (Desktop, APP);
6. Individuazione di un sottoinsieme di KPI e pubblicazione sul portale aziendale, a beneficio degli Organi di stampa e di tutti gli stakeholders interessati.

Le risorse utilizzate per i punti 1,2,3,6 sono interne all’ASST, così come gli elementi infrastrutturali.
Il punto 4 è stato oggetto di progettazione congiunta con il fornitore (Elco), mentre lo sviluppo al punto 5 è stato a carico del fornitore.

Risultati e next step
La dashboard ha consentito alla Direzione Strategica il costante monitoraggio dell’andamento delle vaccinazioni anti Covid-19, nell’Hub principale (Fiera Brescia) e in tutti i centri vaccinali attivati da ASST Spedali Civili.
È stata utilizzata nella “Control Room” su schermo da 65 pollici e allo stesso tempo su APP dedicata (sia su Android che iOS) nei vari mobile device, in rete LAN aziendale e dall’esterno mediante Internet.

La dashboard è diventata in poco tempo l’unico strumento di gestione dell’informazione sul processo di vaccinazione anti Covid-19, centralizzando e uniformando il dato in ASST, con notevoli vantaggi a livello di condivisione e di supporto ai processi decisionali.

La pubblicazione sul portale aziendale dei dati (che originano dallo stesso database Oracle della dashboard) ha uniformato la gestione dell’informazione verso l’esterno dell’ASST e creato un canale diretto, trasparente, certificato e in tempo reale.
Risultati e next step

Esauritasi la spinta derivante dalle necessità relative al processo di vaccinazione, le potenzialità della tecnologia Qlik Sense sono state applicate ad altre tematiche di interesse aziendale, come:

• Monitoraggio dei posti letto disponibili / occupati, per setting assistenziale e con distinzione del fenomeno Covid-19;
• Monitoraggio dell’afflusso dei pazienti nei vai punti di Pronto Soccorso aziendali, con storicizzazione oraria della situazione;
• Analisi delle prenotazioni ambulatoriali con classe di priorità B (da erogare entro 10 giorni).

Lo strumento si presta alla creazione di altre dashboard e sarà al centro della data strategy aziendale dei prossimi anni.

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