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Mercoledì 13 APRILE 2016
Aziende sanitarie. Con correttivi a fatturazione elettronica pagamenti più veloci per due fornitori su tre. L'indagine Fiaso
Le Aziende sanitarie chiedono controlli stringenti da parte della Sogei e procedure più chiare per la compilazione dei campi obbligatori delle fatture, prevedendo l’inserimento dell’ordine elettronico d’acquisto. Fornitori spesso impreparati alla dematerializzazione. Questo il quadro di criticità ma anche e soprattutto di opportunità che emergono dalla ricerca condotta su un campione composto da 122 Aziende sanitare pubbliche.
Aziende sanitarie avanti tutta con la fatturazione elettronica, che potrebbe portare a una velocizzazione dei tempi di pagamento di circa due fornitori su tre se solo si apportasse qualche correttivo al sistema. Come rafforzare il meccanismo di controllo dello SDI, il sistema di interscambio predisposto da Sogei. Oppure definire delle più chiare procedure operative di compilazione dei campi obbligatori delle fatture elettroniche della P.A. (Fepa). O ancor più semplicemente prevedere l’inserimento dell’ordine elettronico d’acquisto, per consentire ad Aziende sanitarie ed ospedaliere una più rapida individuazione di fatture ed ordini d’acquisto. Fermo restando che a frenare la piena digitalizzazione del sistema permangono difficoltà tra i fornitori stessi ad adeguarsi all’innovazione. E’ questo il quadro di criticità ma anche e soprattutto di opportunità che emergono dalla ricerca condotta dalla FIASO, la Federazione di Asl e ospedali, su un campione più che mai rappresentativo, composto da 122 Aziende sanitare pubbliche, oltre la metà del totale, e riferito al periodo aprile-ottobre 2015.
La fatturazione elettronica presso la PA prevede la trasmissione delle informazioni attraverso l’invio di un file, secondo un tracciato elettronico conforme e a quello codificato dal decreto 55/2013. La trasmissione può essere effettuata direttamente dal fornitore o tramite un intermediario a una hub nazionale, gestito dal Sistema di interscambio SDI della Sogei e successivamente inoltrato alla PA destinataria in base a una codifica identificativa.
Un sistema che ha impattato su un movimento di fatture cha varia per ciascuna azienda dalle 25mila alle 75mila l’anno. Normale quindi qualche difficoltà in avvio riscontrata dalla quasi totalità di Asl ed ospedali (il 99,2%, con oltre il 77% che le definisce “rilevanti”). Ma solo sei mesi più tardi la rilevazione Fiaso vedeva ridursi le rilevanti criticità all’8,9% delle Aziende, con un 74% che giudica marginali quelle residue.
Le problematiche più rilevanti
Da quanto segnalato il sistema sembra funzionare per il meglio quando impone una gestione univoca dei dati, meno quando la convergenza tra fornitore ed acquirente è lasciata all’iniziativa del singolo. Ma vediamo meglio nel dettaglio. Dopo sei mesi le problematiche più rilevanti risultano: insufficienza dei contenuti facoltativi richiesti (29,3%); non correttezza dei dati obbligatori (19,5%); incompletezza dei contenuti obbligatori (18,9%); problemi di mancato allineamento tra database presso SDI e presso contabilità (14,5%). Riguardo la correttezza dei dati obbligatori un errore frequente è quello ad esempio del codice di esenzione Iva incongruente rispetto all’aliquota della stessa imposta applicata in fattura.
E che i fornitori debbano ancora prenderci un po’ la mano con la fatturazione elettronica lo dimostrano le percentuali dell’89,4% di aziende sanitarie che riscontrano errori nella compilazione dei campi obbligatori delle fatture e l’85,4% di Asl e ospedali che rilevano fornitori “impreparati”. Tant’è che alcune piccole imprese avrebbero valutato persino se rinunciare alla fornitura in caso i costi di adeguamento alla dematerializzazione fossero sproporzionati al valore della fornitura stessa.
Fermo restando che Asl e ospedali lamentano anche una insufficiente attività di controllo dal parte dello SDI-Sogei nel 65,9% dei casi e uno scarso o tardivo supporto da parte della “softwerhouse” di riferimento per il 53,7% delle Aziende.
Che lo SDI necessiti di maglie un po’ più strette lo dimostra il fatto che non sono state bloccate nemmeno quelle fatture con codice fiscale o partite Iva incongruenti rispetto al destinatario o somme di valori parziali che non coincidono con il totale in fattura. La percentuale di fatture scartate dallo SDI è comunque scesa in un anno dal 19 al 6,3%.
Gli errori più frequenti
Le principali cause di errori nella compilazione dei campi obbligatori della fattura elettronica rilevati dalle Aziende sono: valori Iva non congruenti (78,9%); imposta di bollo non conteggiata nel totale (67,5%); insufficiente descrizione dell’oggetto di fatturazione (56,1%); totale di fattura non congruente con le componenti di dettaglio (54,5%); assenza di alcuni parametri tecnici per l’individuazione dei documenti (47,1%); fatture con importo negativo (42,3%); fattura passiva destinata a ente diverso dal ricevente (41,5%); incongruenza tra aliquota iva e causale iva (32,5%); omessa o errata indicazione della ritenuta fiscale (30,0%); doppia fatturazione (28,5%); codice IPA diverso da quello del ricevente (14,6%); codice fiscale errato o incompleto (12,2%); datazione errata o incongruente (4,9%). Un’ampia casistica che, di per sé, è indice del disagio affrontato dalle Aziende nel periodo di osservazione.
Principali casistiche riscontrate nella compilazione dei campi obbligatori nel mese di ottobre 2015 (risposta multipla)
Le proposte per migliorare il sistema
“Occorre completare il cambiamento avviato con la dematerializzazione delle fatture, arrivando alla dematerializzazione dei processi di gestione delle fatture e dell’intero ciclo passivo”, questa la sintesi dell’indagine espressa da Nicola Corte, coordinatore del gruppo di lavoro Fiaso che ha curato la ricerca.
Da qui le proposte di correzione al sistema. Prima di tutto rafforzare l’attività di controllo dello SDI, che viene indicata con un plebiscito da oltre il 94% delle Aziende, nell’87,5% dei casi con un consenso “pieno”. Una proposta che punta a scartare a monte i documenti viziati da errore e alleggerire l’attività di verifica e controllo, con conseguente velocizzazione dei tempi di liquidazione delle fatture (possibile per il 78,9% delle Aziende) e di pagamento (indicata possibile dal 61,8%). Ampio consenso (oltre 93%) raccoglie anche la proposta di inserire obbligatoriamente in fattura l’ordine di acquisto.
Un consenso piuttosto ampio è stato riscontrato inoltre per la proposta di introduzione del documento di trasporto (DDT) elettronico, da veicolare analogamente alla fattura tramite il portale SDI. Un’innovazione che consentirebbe una forte accelerazione delle attività di ricevimento e riconciliazione tra fatture, ordini e bolle di consegna. Le risposte hanno mostrato un consenso totale pari all’83,6%, di cui 64,6% incondizionato.
Un livello di gradimento simile al precedente è stato registrato per la proposta di estendere l’obbligatorietà di compilazione ad alcuni campi facoltativi. In particolare, un consenso pieno è stato espresso dal 65,5% del campione, il sì condizionato dal 12,0%, contrarietà dal 22,5%. Tra i campi facoltativi per i quali si richiederebbe l’obbligatorietà sono citati: il codice di riferimento amministrativo o altro identificativo della stazione appaltante o dell’ufficio liquidante; il numero o altre informazioni relative all’ordine; il numero o altre informazioni relative al DDT; il periodo di competenza della fornitura; la scadenza della fattura; il valore totale del documento.
“L’indagine mostra a chiare lettere l’orientamento al cambiamento delle Aziende sanitarie pubbliche, che non a caso scartano l’ipotesi di restringere il campo di applicazione dei processi di fatturazione elettronica già ben avviati”, commenta il Presidente FIASO, Francesco Ripa di Meana. “Le Aziende- prosegue- hanno risposto con prontezza alla spinta al cambiamento, con risultati apprezzabili, raggiunti in tempi ristretti. Ora si tratta di completare il percorso senza accontentarsi di quanto è stato fatto, prendendo di petto quelle criticità emerse dall’indagine, che una volta risolte potranno dare una spinta importante sia alla velocizzazione dei pagamenti, che alla trasparenza amministrativa nel rapporto con i fornitori”. “Questo –conclude Ripa di Meana- alla faccia di quanti, sparando numeri all’ari, continuano a descrivere il nostro sistema sanitario pubblico come un colabrodo alla mercé di corrotti e corruttori”.